Ugovor o obradi podataka
Ovaj ugovor sklapa se u skladu s člankom 28. Opće uredbe o zaštiti podataka (GDPR) i sastavni je dio Uvjeta korištenja. Sklapa se elektronički, prihvaćanjem prilikom registracije.
1. Stranke
- Voditelj obrade: korisnik usluge Inboqo (firma koja se registrirala).
- Izvršitelj obrade: Val, 28040082939.
2. Predmet, trajanje, priroda i svrha obrade
| Predmet | Pružanje usluge Inboqo: čitanje poslovnog inboxa voditelja, prepoznavanje i razvrstavanje upita, obavijesti članovima tima, prijedlozi odgovora, statistika. |
|---|---|
| Trajanje | Dok traje pretplata, uz rok od 30 dana nakon prestanka za izvoz ili povratak, nakon čega se podaci brišu. |
| Priroda obrade | Dohvat, spremanje, strukturiranje, automatska analiza (AI), prikaz, prosljeđivanje, brisanje. |
| Vrste podataka | Ime i prezime, email adresa, telefon, naziv firme, sadržaj mailova i privitaka koje klijenti šalju voditelju, podaci o članovima tima voditelja (ime, email). |
| Kategorije ispitanika | Klijenti i potencijalni klijenti voditelja, članovi tima voditelja. |
| Posebne kategorije podataka | Nisu predviđene. Ako ih klijenti sami pošalju u mailu, voditelj je odgovoran za zakonitost njihove obrade. |
3. Obveze izvršitelja
- Obrađuje podatke samo prema dokumentiranim uputama voditelja; upute su postavke koje voditelj odabere u aplikaciji te ovaj ugovor. Ako smatra da je uputa protivna propisima, odmah obavještava voditelja.
- Osigurava da su osobe ovlaštene za obradu obvezane na povjerljivost.
- Provodi tehničke i organizacijske mjere iz Priloga 1.
- Angažira podizvršitelje iz Priloga 2. O namjeri dodavanja ili zamjene podizvršitelja obavještava voditelja mailom najmanje 30 dana unaprijed; voditelj može uložiti prigovor, a ako se ne postigne dogovor, otkazati pretplatu bez naknade. S podizvršiteljima ima ugovore s jednakim obvezama zaštite podataka.
- Pomaže voditelju u ispunjavanju zahtjeva ispitanika (npr. pronalazak i brisanje podataka određene osobe) te u procjeni učinka i savjetovanju s nadzornim tijelom, u razumnoj mjeri.
- O povredi osobnih podataka obavještava voditelja bez nepotrebnog odgađanja, a najkasnije u roku od 48 sati od saznanja, s podacima koji su mu tada poznati.
- Po prestanku pružanja usluge, prema izboru voditelja, vraća podatke (izvoz) i/ili ih briše, uključujući kopije najkasnije kad istekne razdoblje čuvanja sigurnosnih kopija (najviše 12 mjeseci), osim ako propis zahtijeva čuvanje.
- Voditelju stavlja na raspolaganje informacije potrebne za dokazivanje poštivanja ovog članka i omogućuje revizije u razumnom opsegu, uz najavu najmanje 30 dana unaprijed i u pravilu u pisanom obliku (upitnik).
4. Obveze voditelja
Voditelj jamči da ima pravnu osnovu za obradu podataka svojih klijenata i članova tima te da je ispitanike informirao o obradi, uključujući korištenje usluge Inboqo i AI obrade.
5. Prijenos izvan EU
AI obrada sadržaja maila provodi se kod podizvršitelja Anthropic u SAD-u. Prijenos se temelji na standardnim ugovornim klauzulama Europske komisije i/ili okviru EU–SAD za privatnost podataka. Podaci poslani preko API-ja ne koriste se za treniranje modela. Voditelj može u aplikaciji koristiti i vlastiti ugovor s Anthropicom (vlastiti API ključ).
Prilog 1 — Tehničke i organizacijske mjere
- Svaki voditelj ima zasebnu aplikaciju (zaseban kontejner) i zasebnu bazu; nema dijeljenja podataka među korisnicima.
- Sav promet kriptiran je HTTPS/TLS-om; pristupni podaci za mail, tokeni prijave i API ključevi spremaju se kriptirano; lozinke kao scrypt sažetci.
- Pristup aplikaciji samo s korisničkim računom; uloge administrator/član; ograničenje pokušaja prijave; odjava na svim uređajima pri promjeni lozinke.
- Server u EU (Frankfurt); pristup serveru samo pružatelj, preko SSH ključa.
- Noćne sigurnosne kopije, kriptirane prije slanja izvan servera (EU), s redovitom provjerom vraćanja.
- Automatski nadzor rada aplikacija, diska i kopija, s obavijestima pružatelju.
- Podizvršitelju za AI šalje se samo sadržaj potreban za obradu konkretnog maila.
Prilog 2 — Podizvršitelji
| Podizvršitelj | Namjena | Lokacija |
|---|---|---|
| Hostinger International Ltd. | Infrastruktura (server, pohrana) | EU (Njemačka) |
| Anthropic, PBC | AI analiza sadržaja maila i prijedlozi odgovora | SAD |
| Cloudflare, Inc. | Pohrana kriptiranih sigurnosnih kopija (EU), DNS | EU |
| Resend (Plus Five Five, Inc.) | Slanje sistemskih obavijesti timu voditelja (bez sadržaja upita osim sažetka i prijedloga) | EU (Irska) |